Administrativ robot har sparat 200 arbetstimmar på Sahlgrenska Universitetssjukhuset

Sahlgrenska Universitetssjukhuset har som sjukhusövergripande mål att minska på administrationen. En omfattande översyn av stab och administration har gjorts med syfte att dra ned på, eller sluta utföra vissa arbetsuppgifter. På så sätt öppnas möjligheter för att omprioritera resurser från administration till kärnuppdraget - vård, forskning, utbildning och innovation. Inom sjukhusets verksamheter pågår samtidigt innovationsarbeten för att med digitaliseringens hjälp kunna minska på administrationen. Ett sådant exempel finns inom verksamhet Medicin, geriatrik och akutmottagning Östra. 

Tidigare har administrativ personal registrerat diagnos- och åtgärdskoder i journalsystemet Melior för att sedan föra över dessa till ett administrativt system. Ett manuellt dubbelarbete som nu är ett minne blott tack vare en enkel robotlösning, RPA (Robotic Process Automation). Just denna robotteknik handlar om att automatisera olika flöden. Roboten är programmerad till att dagligen söka efter registrerade besök i Melior och överföra diagnos- och åtgärdskoder till det administrativa systemet ELVIS, vilket ger en ökad patientsäkerhet. 

– Vi har i vår verksamhet utarbetat en algoritm och med det regionala RPA-teamets hjälp byggt en RPA som varje dag överför diagnoser och åtgärder från utförda öppenvårdsbesök inom vår verksamhet från Melior till vårt administrativa system ELVIS, säger Markus Jonebrant, biträdande verksamhetschef. 

Med roboten minskar också risken för felregistreringar vilket skulle leda till ytterligare manuellt arbete. 

– RPA är en lösning som inte syns, men som gör väldigt stor skillnad för oss i vården. Tack vare den kan vi ha mer fokus på kärnverksamheten och värna våra medarbetares arbetstid, säger han. 

Sedan i juli då roboten sattes i drift har över 8 000 registreringar gjorts och nästan 200 arbetstimmar sparats in, vilket gynnat både vården och patienter. 

– Det har gjort att vi kan frigöra administrativ personal och använda deras värdefulla kompetens till andra arbetsuppgifter, säger Markus Jonebrant och fortsätter:

– Det är så mycket positivt som följer av att vi förenklar för administrativ personal så att de kan underlätta för andra i vårdkedjan. Och det här handlar ju egentligen inte bara om att effektivisera. Det handlar om att ta bort ett onödigt arbetsmoment så att kompetensen kan användas på rätt sätt. 

Fakta: RPA

Inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset används många olika typer av robotar. En av flera robottekniker som används är RPA – Robotic Process Automation, vilket möjliggör för sjukhuset att automatisera visst administrativt arbete. Det i sin tur förenklar en del administrativa arbetsuppgifter för vårdpersonal som i stället får mer tid för patienterna.  

I dag finns cirka 30 RPA:er i bruk inom sjukhuset. Några exempel är: 

• Sjukskrivningsappen, som bygger på att en robot skapar ett sjukskrivningsintyg utifrån information från läkare. 
• Röntgensvar och bevakning av provsvar, där en RPA hjälper olika verksamheter att bevaka om provsvar kommit in. 
• Frågor om levnadsvanor eller olika skattningsskalor vid sjukdom eller formulär inför/efter besök. En RPA skickar frågor till patient via 1177 och när svar kommit in förs de över till journalen inför patientens besök.  

Källa: Sahlgrenska Universitetssjukhuset.